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Home office e suas dificuldades

Para ajudar outras empresas, descreveremos as tecnologias e os protocolos utilizados no war mode, modo como descrevemos o trabalho na pandemia.

Era dia 6 de março quando os primeiros sinais que a pandemia traria dificuldades acenderam os alertas aqui na Hydra. Neste momento, começamos a montar uma estratégia que permitiria trabalhar em qualquer cenário, seja do ponto de vista estrutural quanto do ponto de vista financeiro.

O primeiro passo foi determinar a estrutura mínima necessária. Todos os colaboradores possuíam internet em casa? Os notebooks iriam funcionar? Estava tudo atualizado? As informações estavam acessíveis remotamente?

No nosso caso, essas situações foram facilmente superadas: Todas as informações estão no Drive. Temos um CRM ativo e toda equipe tinha acesso à internet e poderiam levar os notebooks de trabalho. O primeiro objetivo estava atingido!

Ultrapassado este ponto, foi necessário estabelecer um processo de trabalho remoto. Nossa equipe sempre teve liberdade de estar em casa ou no escritório: o que importa é o resultado e o atingimento das metas! O momento, entretanto, é diferente. Não é apenas um ou outro colaborador, mas sim o time inteiro trabalhando remotamente, incluindo os gestores. Foi preciso repensar todos os processos.

Quando efetivamente houve a necessidade do distanciamento social, estávamos prontos!

Vendas

As vendas passaram a ser 100% remotas. Grande parte dos trabalhos já eram fechados neste modelo, mas agora todos deveriam ser. Neste ponto cabe explicar: o planejamento foi pro espaço, uma vez que as empresas se retraíram. O crescimento proposto para 2020 está reduzido em 75%, mas ainda é um crescimento.

Como ferramentas de trabalho, destacamos duas: Zoom, para conferências e o RD Station CRM para gestão das negociações. O Whatsapp Business, email, Skype e demais ferramentas de comunicação entram como estratégias secundárias, porém importantes.

Produção

Para trabalhar a equipe de produção funcionar como se estivesse lado a lado instituímos uma reunião semanal (via Zoom) para alinhamento das estratégias, avaliação das entregas e ajustes de rota. Todo nosso fluxo já ocorre por meio de sistemas distribuídos, entre eles o Pipefy.

Os processos foram revisados para que evitássemos qualquer diminuição na qualidade das entregas aos nossos clientes.

Atendimento na pandemia

Eis aqui um ponto de bastante atenção! Os clientes nem sempre tem tempo, cabeça ou até mesmo vontade de ver o que ocorre com o projeto da agência. Isso muda em duas situações: quando precisam de algo ou quando o caixa aperta. E como mudar isso?

Fazendo as entregas planejadas e apresentando este planejamento (semanal ou mensal, pouco importa). O foco é a comunicação em si. Os clientes precisam ter acesso ao planejamento da agência, mesmo que não leiam isso. É de suma importância que a agência cumpra o planejado e apresente os resultados através dos relatórios e demais documentos.

Num ambiente de pandemia, a agência precisa ser ainda mais parceira. Seja financeiramente (oferecendo meios de cumprimento do contrato), seja buscando meios de ajudar a empresa a passar por este momento mantendo seus níveis de venda. O estreitamento da relação neste momento pode ser o diferencial entre manter o contrato ou perdê-lo.

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